در حالی که یکی از مهارت های شهروندی، نوشتن و بیان مطالب به صورت درست و روان است آنگونه که سخن می گوییم. ناتوانی دانش آموزان و دانشجویان و دانش آموختگان از نگارش نامه های خصوصی و اداری امروزه امری رایج است. گروهی نیز نوشتن نامه را امری بدیهی فرض می کنند. این کار جز دانستن روش ها و فنون خاص نامه بستگی به تبحر در شیوه ی نگارش دارد. هرکس و در هر رشته و شغل و تخصص و درجه ی تحصیلی به دانستن این اصول ساده نیاز دارد. متخصصان و مهندسان نیز در تهیّه ی یک نامه ی اداری و فنّی یا گزارش باید با اصول اولیه ی نگارش و تنظیم نامه نگاری اداری آشنا باشند. غلط نوشتن و نامفهوم بودن متن نامه و گزارش علاوه بر بی نتیجه گذاشتن مقصود و درخواست، نشانگر ضعف شخصیتی و احیانا حمل بر بی سوادی نویسنده خواهد بو